Lege inbox vakantie | digitalantsStop mailoverload na je vakantie

Bij het Duitse bedrijf Daimler hebben ze het goed aangepakt. Alle email die binnenkomt bij medewerkers die op vakantie zijn, wordt zonder pardon direct verwijderd! Hoe heerlijk is dat? Voor de verandering niks geen overvolle inbox als je terugkomt van vakantie. Absoluut geen last van mailoverload. Geen berg mails die wachten op eindeloos geklik zodat jij ze naar de prullenbak kunt verwijzen. Niet eerst de halve (of hele!) eerste werkdag besteden aan het bijlezen van conversaties die allang zijn afgerond, problemen die al zijn opgelost.

Maak een eind aan de volle inbox

Tijd om – zo vers terug van een heerlijke vakantie – je mail eens helemaal anders aan te pakken. Ik geef je vijf manieren om het frisse vakantiegevoel nog even vast te houden en je nu eens niet direct weer door de mail te laten regeren. Heb je behoefte aan meer tips om je inbox te baas te worden en gun je jezelf de tijdsinvestering om slimmer te gaan werken met een lege inbox? Volg dan de gratis training ‘Slimmer werken met een lege inbox‘. Of lees het gratis eboek.

1. Begin nooit ’s ochtends direct met het lezen van je mail.
Je mailbox is veel te vaak een soort to-do lijst geworden. En dan vooral een to-do lijst gevuld met acties waarvan anderen vinden dat jij ze moet doen. Zorg dat je zelf een actielijst klaar hebt met de drie belangrijkste acties en begin daar je dag mee. Open je mail pas nadat je minimaal twee uur aan de slag bent geweest met wat écht belangrijk is.

2. Zet al die piepjes, meldingen en belletjes uit.
Focus op de werkzaamheden die je echt wilt doen omdat ze belangrijk zijn. Het is helemaal niet nodig om steeds gestoord te worden door een melding dat er een nieuw bericht binnen is gekomen. De verleiding is groot om direct te stoppen waar je mee bezig bent om toch even in je mailbox te kijken. Het zou immers wel heel belangrijk kunnen zijn, toch? Het blijkt ook dat alleen al de wetenschap dat er een nieuw mailtje is genoeg is om je brein te storen zodat je weer opnieuw moet concentreren. Ook al bekijk je het nieuwe mailtje niet, je bent net zo onderbroken als wanneer er een collega je kamer binnenkomt of je de telefoon opneemt. Uit dus met die piepjes, pop-ups en belletjes.

3. Open die inbox maar drie keer per dag
En laat al je mailers maar weten dat je alleen bijvoorbeeld om 11.00, 14.00 en 16.00 je inbox opent en eventueel mails beantwoordt. Zet gewoon die melding in je handtekening. Zorg ervoor dat de verwachtingen helder zijn. Als iedereen weet dat ze voor dringende zaken beter de mail niet gebruiken, maar je beter kunnen bellen, whatsappen, tweeten of langslopen, dan zul je merken dat je ook minder gemaild gaat worden. Dan heb jij weer tijd om aan het werk te gaan. En alle belangrijke acties van je actielijst af te werken.

4. Maak een einde aan alle updates van social media in je inbox
Nu. Meteen. Ja vandaag! Schrijf je uit van de dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse updates van LinkedIn, Twitter, Facebook. Bij het opruimen van je mailbox kom je ze allemaal tegen: die updates die je toch nooit leest. En als je ze wel leest, dan word je die wonderlijke wereld van de procrastinatie ingetrokken. Even dat leuke artikel lezen op Facebook (en ook even antwoorden en liken), snel even de stroom twitterberichten lezen (en die interessante link retweeten). Laat deze updates in je inbox niet bepalen waar je jouw aandacht aan besteed. Kan je het idee niet verdragen dat je die automatische updates niet meer te zien krijgt? Zorg er dan voor met filters en regels dat deze updates voortaan niet langer in je inbox terechtkomen maar direct naar een speciale map (‘Updates’ ofzo) verdwijnen.

5. Maak direct een keuze!
Zorg ervoor dat je niet eindeloos ‘de mail gaat doen’. Je hebt vast niet op je visitekaartje staan: ‘e-mailafhandelaar’, toch? Als je die inbox doorloopt maak je per mail een heldere keuze: weggooien, doorsturen, actie ondernemen (= binnen 2 minuten), later afhandelen en archiveren. Gooi eens alle mails die niet direct aan jou zijn gericht en waarin je alleen maar in een cc staat vermeld, direct in de prullenbak. Moet je de bijlage bewaren? Hup naar DropBox of harde schijf. Afspraak bewaren? Direct op je kalender. Actie uitvoeren waar je langer mee bezig bent dan twee minuten? Vul het in op je actielijst! Als je een berg mail moet afhandelen na de vakantie, maak dan eerst een verzamellijst met alle acties die uit je inbox komen. Ga niets uitvoeren zonder het op je actielijst gezet te hebben.

Behoefte aan meer ondersteuning bij het organiseren van je mail? Misschien is de (online) training ‘Slimmer werken met een lege inbox‘ wel iets voor jou. Of abonneer je op de ‘Slimmer werken, niet harder!’ nieuwsbrief vol met tips over slimmer werken.