Als kleine ondernemer kun je Evernote handig inzetten om visitekaartjes op te slaan. Evernote is namelijk erg goed in het herkennen van tekst op afbeeldingen. Dit is natuurlijk vooral handig voor het terugvinden van zakelijke informatie (telefoonnummers, e-mailadressen of twitter-accounts) van relaties. Het is even werk, maar het is je tijd waard om al je visitekaartjes in te scannen of er een foto van te nemen. Bij een gratis account kan het enkele uren duren voordat Evernote de afbeeldingen heeft verwerkt en de tekst op de visitekaartjes doorzoekbaar is. Maar daarna kun je met een eenvoudige zoekopdracht snel de gezochte visitekaartjes terugvinden.
Hoe kan je de visitekaartjes goed organiseren?
Met de krachtige Evernote-zoekfunctie die de tekst op de kaartjes doorzoekt, is het op zich niet nodig om de visitekaartjes te labelen of in aparte notitieboeken op te slaan. Het zou voldoende kunnen zijn om alle visitekaartjes gewoon in één notitieboek te zetten. Maar omdat ik niet altijd even sterk ben in het onthouden van namen, heb ik toch een paar notitieboeken aangemaakt om nog meer voordeel te halen uit de mogelijkheden van Evernote.
Ik heb een stapel notitieboeken aangemaakt voor grote projecten waar ik aan werk in het notitieboek ‘Visitekaartjes’. Op deze manier kan ik sneller alle visitekaartjes bekijken van mensen waarmee ik binnen hetzelfde project werk. Want hoewel de voor- en achternaam van iemand me snel ontschiet, ik weet altijd nog wel binnen welk project ik met iemand aan het werk was. Naast de projectnotitieboeken heb ik ook een paar algemene notitieboeken met verschillende beroepsgroepen zoals (in mijn geval) Ontwerpers en Programmeurs. Verder label ik ieder visitekaartje met de naam van de functie (eenzelfde naam die ik er zelf aan geef, bijvoorbeeld communicatie, advies et cetera)
Tips:
– Het gescande of gefotografeerde visitekaartje is een afbeelding in de notitie, je kunt hier zelf nog extra informatie die niet op het kaartje staat aan toevoegen. Zo kun je erbij schrijven waar je die persoon hebt ontmoet (dat leuke driedaagse congres in Parijs). Maar denk er ook eens aan om een zelf gemaakte foto aan de notitie toe te voegen. Een gezicht bij een naam herinner je toch sneller!
– Soms maak ik bij ontvangst van een visitekaartje de belofte om later nog eens terug te bellen. Ook deze afspraak schrijf ik op de notitie bij het visitekaartje samen met het label ‘todo’. Met een zoekopdracht voor alle notities met het label ‘todo’ heb ik een snel overzicht van alle acties die ik nog wil uitvoeren.